Como transcrever a sessão e usar o registro assistido por IA no TAKE CARE

Antes de tudo: a autorização do cliente

Transcrição e registro por IA são recursos opcionais. Sem autorização registrada, a consulta continua normalmente, só sem esses recursos. Há dois caminhos para registrar a autorização. O primeiro é o atalho ao criar a sala: marcar "Habilitar transcrição e apoio de IA para esta sessão" registra, em seu nome, o aceite para as duas finalidades de uma vez, com o meio "Outro meio" e a referência da criação da sala. Por isso, só marque depois de explicar as opções ao cliente. O segundo é o item "Autorização da videochamada" do menu "Mais ações" da consulta online na Agenda, que abre o formulário detalhado. São duas autorizações separadas: "Transcrição da sessão" e "Registro de sessão assistido por IA". No formulário detalhado, a segunda só fica disponível depois que a transcrição estiver autorizada. No formulário detalhado, para cada uma, você informa como a manifestação do cliente foi obtida (presencialmente, documento escrito, mensagem eletrônica, durante a videochamada, por telefone ou outro meio) e uma referência da evidência, como um termo arquivado. Também pode registrar que o cliente não autorizou e revogar uma autorização já dada.

1. Na Agenda, abra o menu "Mais ações" da consulta online e escolha "Autorização da videochamada"
2. Explique as opções ao cliente usando o aviso completo ("Ver aviso completo ao cliente")
3. Escolha a finalidade, o meio pelo qual o cliente se manifestou e a referência da evidência
4. Clique em "Registrar autorização"

O que você declara ao registrar

Ao registrar, você confirma que explicou as opções ao cliente ou ao responsável, que tem manifestação válida para as finalidades escolhidas e que registrou o meio e a evidência, sob sua responsabilidade profissional. O aviso ao cliente informa o que é coletado (o texto do que for falado, sem áudio ou vídeo), para que serve (ajudar a organizar o registro), quem mais acessa os dados (Google, no caso da videochamada e da transcrição; um fornecedor de inteligência artificial, somente se o cliente autorizar o rascunho por IA; e o TAKE CARE, para armazenamento seguro), que esses fornecedores podem processar dados fora do Brasil, por quanto tempo a transcrição fica disponível e os direitos do cliente. Recusar não muda o atendimento.

Clientes crianças e adolescentes

Nas telas de criar sala e de autorização há a caixa "Este cliente é criança ou adolescente". Ao marcá-la, a transcrição e a IA ficam indisponíveis para esse cliente, porque o fluxo de autorização de responsável legal ainda está em definição. A sala de videochamada continua sendo criada normalmente e a consulta segue disponível. Registre a evidência de representação pelos meios que você já usa no consultório.

Lendo e corrigindo a transcrição

Depois da sessão, abra o prontuário do cliente, entre na aba Prontuário, na seção Registros de sessão e, dentro dela, na subaba "Transcrições e IA". A consulta com transcrição mostra o botão "Transcrição e IA". O painel tem duas abas: "Transcrição" e "Registro por IA". A consulta mostra "Processando transcrição" até que fique "Transcrição pronta". O Google Meet leva alguns minutos para processar a conversa depois do fim da chamada, e isso é normal. Cada trecho tem o botão "Corrigir", usado, por exemplo, para um erro de reconhecimento de fala. A correção cria uma nova revisão auditável, com o motivo informado, e o conteúdo original importado é sempre preservado. Trechos corrigidos recebem o rótulo "Corrigido". Também é possível exportar a transcrição.

1. Abra o cliente, entre na aba Prontuário, em Registros de sessão, e escolha a subaba "Transcrições e IA"
2. Na consulta, clique em "Transcrição e IA"
3. Na aba "Transcrição", use "Corrigir" nos trechos que precisarem
4. Informe o conteúdo corrigido e o motivo, e salve a correção

Gerando e aprovando o rascunho por IA

Na aba "Registro por IA", escolha o "Modelo do registro" e clique em "Gerar rascunho a partir da transcrição". A IA sugere um preenchimento inicial com base na transcrição já corrigida; você revisa, edita e decide o que será registrado. Se o resultado não servir, use "Regenerar" ou "Descartar", informando o motivo. Quando estiver satisfeito e com os campos obrigatórios do modelo preenchidos, clique em "Aprovar e criar registro". Só então o registro de sessão é criado, e se a consulta já tiver um registro, o rascunho não o substitui automaticamente. Se a transcrição mudar depois da geração, será preciso gerar o rascunho de novo.

1. Na aba "Registro por IA", escolha o "Modelo do registro"
2. Clique em "Gerar rascunho a partir da transcrição"
3. Revise e edite os campos; use "Regenerar" ou "Descartar" se necessário
4. Clique em "Aprovar e criar registro"

Por quanto tempo a transcrição fica guardada

Segundo o aviso ao cliente, a transcrição fica disponível pelo tempo necessário para revisão e, se for o caso, geração e aprovação do registro: no máximo 180 dias da consulta, ou 90 dias depois de o rascunho ser aprovado ou descartado, o que vier primeiro. O registro de sessão aprovado segue as regras de guarda do prontuário. Quando houver motivo legal ou clínico específico para preservar a transcrição além do prazo comum, use "Classificar guarda longa", informando a base da retenção; o painel passa a mostrar "Retenção legal ativa". Retirar a autorização vale para o futuro e não apaga o que a lei manda guardar.

Perguntas frequentes

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