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Como funcionam os avisos automáticos de consulta por WhatsApp e e-mail

Você marca, remarca ou cancela a consulta e o TAKE CARE avisa o cliente sozinho, por e-mail e, quando ele permite, também por WhatsApp. Os avisos saem do sistema, então são os mesmos qualquer que seja o caminho que originou a mudança, sem você precisar mandar mensagem à mão. Este guia explica o que é enviado, em que momento, quem recebe e como controlar por cliente.

Quais avisos o cliente recebe

Cada mudança na consulta gera um aviso. Confirmação: quando a consulta é confirmada. Boas-vindas: na primeira consulta do cliente, no lugar da confirmação comum. Reagendamento: a cada novo horário, informando de qual data e hora a consulta foi remarcada e para qual. Cancelamento: quando você cancela. Além desses, há os avisos de véspera e do dia: o lembrete de 24 horas, a confirmação de presença (enviada entre 2 e 4 horas antes) e, nas consultas online, o link da sessão, enviado poucos minutos antes do início.

WhatsApp e e-mail juntos

Quando o cliente tem telefone cadastrado e o WhatsApp está ativado na ficha dele, o aviso vai por WhatsApp e por e-mail. Sem telefone ou com o WhatsApp desligado, vai só por e-mail; sem e-mail, só por WhatsApp. As mensagens de lembrete trazem um link para o cliente gerenciar a consulta, isto é, reagendar ou cancelar sem precisar falar com você.

Quem é avisado quando alguém cancela

A regra é simples: quem cancela não é avisado, a outra parte é. Se você cancela, o cliente recebe o aviso. Se o cliente cancela pelo link de gerenciar, você recebe um e-mail e uma notificação no sino do sistema. Faltas não geram aviso, e o cancelamento de uma série inteira de consultas gera um único aviso, e não um por sessão.

Como ativar ou desativar por cliente

Em Clientes, abra o cliente e entre na aba "Cadastro". Na seção "Comunicação" há quatro opções. "Receber lembretes por e-mail" (aviso automático antes da consulta) e "Receber atualizações por e-mail" (confirmação, cancelamento e reagendamento) vêm ativadas. "Receber lembretes por WhatsApp" (lembrete de 24h, confirmação de presença e link da sessão online) e "Receber atualizações por WhatsApp" (boas-vindas, confirmação, cancelamento e reagendamento) vêm desativadas: ative somente depois de combinar com o cliente. Se o cliente não tiver telefone, as opções de WhatsApp ficam bloqueadas até você cadastrar o número.

Abra Clientes e escolha o cliente
Entre na aba "Cadastro" e role até "Comunicação"
Cadastre o telefone do cliente, se ainda não houver
Ative "Receber lembretes por WhatsApp" e/ou "Receber atualizações por WhatsApp" depois de combinar com o cliente
Para atender um pedido de não receber mais mensagens, desative a opção correspondente

Perguntas frequentes

Preciso avisar o cliente manualmente quando remarco ou cancelo?

Não. O aviso sai sozinho, por e-mail e, se estiver ativado, por WhatsApp. No reagendamento, a mensagem já informa o horário antigo e o novo.

Por que o cliente não recebeu o WhatsApp?

Confira na aba "Cadastro" do cliente se há telefone cadastrado e se "Receber lembretes por WhatsApp" ou "Receber atualizações por WhatsApp" está ligado, pois ficam desativados por padrão. Sem isso, o aviso vai só por e-mail.

Um cliente pediu para não receber mais mensagens. O que faço?

Na aba "Cadastro", seção "Comunicação", desative as opções do canal em questão. A preferência vale para os próximos avisos.

Recebo aviso quando o cliente cancela?

Sim, quando o cliente cancela pelo link de gerenciar da consulta, você recebe um e-mail e uma notificação no sino. Quando é você quem cancela, o aviso vai para o cliente e você não recebe cópia.

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