Como acompanhar o financeiro do consultório no TAKE CARE

De onde vêm os números

Toda receita vem das consultas que você finaliza na Agenda. Ao finalizar, você informa o valor, marca se "Já foi pago?" e, se foi, a forma de pagamento (Pix, Dinheiro, Cartão Crédito, Cartão Débito, Transferência ou, para convênio, Guia Convênio). Se não foi pago, a opção "Finalizar como Pendente" registra a sessão como valor a receber. Consultas canceladas não entram nas contas.

1. Na Agenda, abra a consulta e clique em "Finalizar"
2. Informe o valor e ative "Já foi pago?" se o pagamento já ocorreu
3. Escolha a forma de pagamento e clique em "Confirmar Recebimento", ou clique em "Finalizar como Pendente"

Seu mês em caixa e o que falta receber

No topo ficam o resultado do mês em regime de caixa, pela data em que o dinheiro entrou, e a entrada prevista para os próximos 30 dias, com quanto deve cair em cada janela de dias. A barra Em aberto separa o que é particular, agrupado por idade da sessão (últimos 7 dias, de 8 a 30 dias atrás e mais de 30 dias atrás), do que é convênio. Clicar num trecho filtra a lista certa. Convênio não tem cobrança por WhatsApp, porque quem paga é a operadora: ele aparece em Convênios a receber, com a data prevista de pagamento (cada convênio pode ter o prazo dele, cadastrado na própria tela; sem cadastro, valem 30 dias após a sessão). Sessões finalizadas sem valor definido não entram em nenhum total. Os números do topo são do mês atual e não mudam com o período escolhido na análise mais abaixo.

1. Em "A receber", clique em "Dar baixa" no cliente. Informe o valor recebido, a data do pagamento e a forma de pagamento, e clique em "Registrar". Se o valor for menor que o total, o pagamento é parcial e o restante continua em aberto; o valor é abatido da sessão mais antiga para a mais nova
2. Para cobrar, clique em "Cobrar": o sistema monta a mensagem com as datas e os valores (e a sua chave Pix, que você salva uma vez no perfil), você revisa e abre o WhatsApp. Quem envia é você; o sistema não manda nada sozinho
3. Em "Recebimentos recentes" (aparece quando há pagamentos registrados recentemente), gere o recibo de um pagamento ou desfaça um pagamento registrado por engano: o valor volta para "A receber" e o registro fica guardado para auditoria
4. Sessões sem valor definido não entram em nenhum total. Edite a consulta e informe o valor para que ela passe a contar

Os cinco números da análise do período

Na seção Análise do período, cinco indicadores respondem ao período escolhido (Este Mês, Mês Passado, Últimos 3 Meses, Últimos 6 Meses ou Este Ano). Faturamento Total é a soma das sessões finalizadas ou pagas no período. Receita Realizada é a parte desse total que já foi paga. Pendente / A Receber é a parte finalizada que ainda não foi paga. Ticket Médio é o faturamento dividido pelo número de sessões que geraram receita. Fluxo de Caixa é a receita realizada menos as despesas do período.

Fechamento do mês (carnê-leão)

Logo abaixo da Análise do período há o cartão de fechamento do mês corrente, que usa sempre o mês atual, independentemente do período escolhido. Ele mostra o total recebido, as despesas do mês e a diferença, como referência para o seu carnê-leão. O próprio cartão avisa que esse comprovante não substitui o registro obrigatório no aplicativo Receita Saúde, da Receita Federal, exigido desde 01/01/2025.

Gráficos, transações, clientes e convênios

Abaixo da Análise do período, as abas organizam os mesmos dados de formas diferentes. Em "Gráficos & Análise" estão a Evolução Mensal (receita recebida e pendente) e os Métodos de Pagamento. "Transações Detalhadas" lista cada sessão com cliente, serviço, valor e status (Pago ou Pendente), e oferece o botão "Recibo" nas sessões pagas. "Por Cliente" mostra os Top Clientes, ou seja, quem mais gerou receita no período. "Por Convênio" agrupa o faturamento das sessões pagas via convênio pelo convênio cadastrado no cliente; se nenhuma sessão foi paga assim no período, a aba avisa que não há nada para mostrar.

Registrando despesas

Na aba "Despesas" ficam os custos do consultório no período. Clique em "Nova Despesa" e informe categoria (Aluguel, Supervisão, Material, Imposto, Software ou Outro), valor em reais, data e, se quiser, uma descrição, como "Aluguel da sala em setembro". Marcar "Despesa recorrente" com frequência Mensal ou Anual serve de lembrete: ela registra só aquela ocorrência e não cria lançamentos futuros sozinha. Cada despesa tem as ações de editar e excluir; a exclusão pede confirmação e não pode ser desfeita.

1. Abra Relatórios Financeiros e entre na aba "Despesas"
2. Clique em "Nova Despesa" e preencha categoria, valor, data e descrição
3. Clique em "Adicionar Despesa". A despesa passa a abater o Fluxo de Caixa do período

Exportando os dados

Na seção Análise do período, os botões "PDF" e "CSV" exportam o relatório do período selecionado, para guardar ou enviar ao contador.

Perguntas frequentes

Continue lendo

• Como gerar e enviar recibos
• Como organizar agenda e consultas